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Le rôle et les fonctions de l'approvisionneur

Les responsabilités que les approvisionneurs assument varient d'une entreprise à l'autre selon la grosseur de l'entreprise, le volume d'affaires, la structure organisationnelle et le type d'entreprise.

Dans les entreprises manufacturières ou les grandes organisations tant publiques que privées, l'équipe des approvisionnements est nombreuse et nous y retrouvons plusieurs approvisionneurs, des magasiniers, des gestionnaires de la chaîne d'approvisionnement et des gestionnaires de logistique et du transport. Au sein des PME, la même personne réalisera l'ensemble de ces fonctions.

Les responsabilités qui incombent aux approvisionneurs sont :

• Analyser les besoins de l'entreprise
• Effectuer le calcul du volume de produits nécessaires
• Rechercher et sélectionner les fournisseurs
• Rédiger les appels d'offres et les cahiers de charge
• Analyser les soumissions reçues
• Négocier avec les fournisseurs tous les termes et conditions des contrats
• Assurer le respect des cahiers des charges
• Rédiger les contrats et préparer les bons de commande
• Commander les pièces, marchandises, produits et services nécessaires et veiller à ce qu'ils arrivent en temps et en quantité requise
• Gérer les livraisons et les flux de marchandises
• Veiller à la réception des produits ou services en vérifiant les quantités, la qualité et la conformité
• Coordonner la manutention et la distribution des produits et services
• Veiller au respect de l'approvisionnement conformément aux conditions négociées
• Gérer les stocks, les inventaires et l'entreposage des différentes matières
• Vérifier le respect des standards et les procédures de qualité
• Gérer les échanges et le suivi quotidien avec les fournisseurs et sous-traitants
• Planifier et gérer la logistique, le transport et la manutention des matières et des achats
• Améliorer les programmes de livraisons et prendre les mesures pour réduire les stocks
• Évaluer les performances des fournisseurs, réaliser des audits et mettre en place des systèmes d'indicateurs de performance et de tableau de bord
• Identifier des opportunités pour l'entreprise
• Gérer la relation d'affaires avec les fournisseurs.
  
  

Fonctions de niveau tactique ou de niveau stratégique

Selon le niveau de formation de l'approvisionneur, il pourra assumer des responsabilités de niveau tactique ou stratégique.

Niveau tactique

Une formation de niveau collégial, soit l'AEC, le DEC ou le Certificat national en gestion de l'approvisionnement, permettra à l'approvisionneur d'occuper un poste de niveau tactique ou opérationnel.

Le niveau tactique de la gestion des approvisionnements est composé de diverses activités parmi lesquelles on compte : la recherche de fournisseurs, la réalisation d'une demande de prix, la négociation d'un contrat, etc.

Pour bien réussir au niveau tactique, l'approvisionneur se doit de posséder des connaissances plus techniques et des connaissances spécifiques au domaine. Il s'agit là d'un premier pas vers une contribution significative de la fonction approvisionnement à la réussite de l'entreprise.

Niveau stratégique

L'approvisionneur détenant une formation universitaire et détenant le titre d'approvisionneur professionnel agréé occupera des fonctions de niveau stratégique.

Parmi les responsabilités qui lui incomberont, figurent :

• Définir une stratégie d'approvisionnement incluant un plan d'action visant à atteindre les buts et objectifs à long terme. Pour être bénéfique, la stratégie d'approvisionnement doit découler de la stratégie d'entreprise
• Réviser les processus et implanter les meilleures pratiques
• Gérer les ententes avec les fournisseurs
• Gérer les relations avec les fournisseurs et conclure des ententes de partenariat à long terme
• Concevoir et implanter des programmes de réduction de coûts
• Concevoir et implanter des programmes d'amélioration de performances
• Implanter des politiques et procédures de développement durable, cycle de vie des produits, etc.
• Concevoir et implanter des méthodes et procédures d'évaluation des fournisseurs
• Concevoir des plans de contingence
• Veiller à la protection du patrimoine et des actifs de l'entreprise par l'implantation de différents outils (non concurrence, non sollicitation, brevets, etc.)
• Analyser et gérer les risques auxquels l'entreprise fait face et utiliser des outils de gestion de risque et de couverture
• Analyser la position concurrentielle de l'entreprise et veiller à son renforcement
• Mettre en place un plan de relève
• Analyser les meilleures pratiques dans toutes les entreprises et implanter les pratiques gagnantes dans l'entreprise
• Bâtir un tableau de bord et effectuer des analyses comparatives pour s'assurer que l'entreprise est efficace, compétitive et tire profit de toutes les opportunités
• Etc.
  

Voici quelques exemples de questionnements d'ordre stratégique en approvisionnement:

• Comment réduire le coût total d'acquisition?
• Comment utiliser pleinement les connaissances et les capacités des différents maillons de la chaîne d'approvisionnement?
• Comment gérer adéquatement les risques associés aux activités d'approvisionnement?
• Vaut-il mieux acheter des fournisseurs ou fabriquer à l'interne?

Le niveau stratégique en approvisionnement requiert de l'approvisionneur de fortes capacités d'analyse. La facilité à analyser adéquatement des statistiques et des coûts doit être complétée par une connaissance du marché des fournisseurs, par une compréhension des nouvelles pratiques et des nouvelles technologies applicables en approvisionnement.

Les approvisionneurs doivent non seulement être de bons négociateurs auprès des fournisseurs, ils doivent également développer des liens de confiance solides et durables avec leurs clients internes. Au quotidien, l'approvisionneur veille à l'analyse des partenariats, des coûts totaux de possession, de la qualité, des stocks, etc.

Différents niveaux d'emplois pour gravir les échelons!

Selon son niveau de formation, son expérience, les responsabilités qu'elle assume et la taille de l'entreprise, la personne œuvrant en gestion de l'approvisionnement pourra occuper différentes fonctions, dont :

• Agent d'approvisionnement
• Magasinier
• Acheteur
• Acheteur principal
• Responsable des achats
• Coordonnateur de projets
• Gestionnaire des matières
• Superviseur des achats
• Directeur de la logistique
• Directeur du service des approvisionnements
• Directeur de la chaîne d'approvisionnement
• Vice-président des achats ou de l'approvisionnement
• Président